新入职的两名应届生，分别担任秘书、助理，也许是为了检验她们的“功力”，人力资源部经理参加厂长经理级工作例会时，特意通知这两人也一起参加会议，并同时担负会议记录。锋芒初试，两名新人便露出公文写作风格与职场实际需求严重脱节的端倪。

    一名女孩将会议内容简化到只列出1、2、3、4之类的纲目，重点内容虽然记录下来了，但忽略了承办责任人、协作人、完成时限之类的具体细节；另一名女孩的记录却过于繁琐，20分钟布置工作任务的会议，整理出来的文字竟密密麻麻长达3页A4纸张，内容则采用新闻写作手法加以形容和发挥，一再出现“×××指出”，“ ×××强调”，“ ×××要求”，“ ×××语重心长地说”，最后的概括更是离题万里“与会者一再表示：我们一定会努力工作，如期完成领导交办的工作任务，决不辜负上级的期望”。

    人力资源部经理面对两份不着边际的会议记录，哭笑不得地向她们当面指出：这是企业领导布置工作任务的会议，记录重点应放在实用方面，这个记录将发放到各位参会人员和相关承办部门，用于指导下一阶段的具体工作，太简洁的记录，责任到人没有明确记载下来，会导致责任人懈怠，配合部门也会感觉与己无关，是会误事的；太繁琐的记录，特别是那些无用的客套话，会耽误大家的时间，延误工作任务的完成，甚至可能因为记录内容太杂，重点不清晰，导向不明确，可能导致责任人越看越糊涂。

    两名应届生听了，先是露出茫然的神色，然后小声嘀咕。一名女孩辩解：会议记录，本身就是要简洁啊；另一名女孩反唇相讥：别太夸张了，不就是个会议记录吗，凡事不能死搬教条啊。

    针对这种现状，人力资源经理向俺建议：需要进行一次秘书、助理公文写作和会议记录方面的基础培训，将太简单与太复杂的做法综合一下，然后制作成PPT教材，进行重点讲解。

    俺否决了人力资源部经理的建议，告诉他：问题不在这里，这些入门知识，我相信她们在学校早已学习过N次，只不过学习的内容与企业的实际做法差距太明显，我们客观地分析，除了她们的态度需要端正以外，这事也不能完全怪她们，我们也有责任：

    第一，她们确实没有这方面职场实战经验，而我们却习惯于按照我们的思维和做法去评估，要求她们走上工作岗位后马上进入我们需要的“实战状态”，这就难免会出现要求与实际脱节；　　

    第二，我们一直没有提供具体的会议记录样板和标准，前任秘书、助理能够简洁明了地做好会议记录，除了她们以前的经验更符合企业的实际之外，其风格适合我们的“口味”也是重要原因之一，而这两名新职员做出的文件不适合我们“口味”的原因，是她们在没有参照物的情况下自由发挥，当然会出现光怪陆离的现象；

    第三，学校与社会上流行的“假大空”文风的影响，也是导致她们出现偏差的原因之一，她们没有见识过企业内部真实的做法，只能急时抱佛脚，借用她们平时接触过的学校与社会上流行的“假大空”模式了。

    俺要求人力资源经理：我们需要一个标准，需要一个表格样板，固定下来了，今后，不管任何人接替这一工作，都不用我们再为此事而重新浪费时间和精力了，也减少了新人的不知所措，让她们直接依“公式”去“照葫芦画瓢”就行了。

    有了目标，就需要具体细化，俺给了人力资源部经理一个详细科目，让他制成一份表格模板：①序号；②工作内容；③具体要求；④承办部门及承办人；⑤配合部门及责任人；⑥追踪检查人；⑦最后完成时限；⑧进度检查记录。

    很快，人力资源经理拿出的表格模板通过审核修正后，最终确定为全公司所有会议记录的通用版本，秘书小姐以总裁办名义，将电子文档连同人力资源部另附的一份“使用说明”，以内部邮件的形式发送到各部门统一使用，并要求各部门严格按规定使用这一模板，同时废止其它任何版本。这一本来很平常的小事，却引起了个别职员的非议，在公司OA上可以看到他们的留言：这样做，岂不是死搬教条？

    面对无理指责，俺不得不站出来说话，立即在OA上明确表态：严谨的套路，环环相扣的做法，才能产生效率，才能避免出现疏漏，这样做，并非死搬教条，而是历史经验和教训总结出来的成果，是一种简洁、高效、实用的工作方式。我们反对死搬教条，但是，如果将最基本的工作方法也当作教条，那么，我们可以明确地宣布：企业也需要基本的教条！

    OK，有了这个“公式”化模板的统一使用，从此，秘书、助理岗位和各部门人员虽然不断有新人更替，却再也没有出现过百花齐放的现象了。

(采编: 钢之家资讯部 请勿转载 垂询电话:021-50583109)